Unterlagen ordnen in 3 Schritten

Endlich Schluss mit Chaos im Papierkram - mit kostenlosem Aktenplan-Download

Hatte ich den Brief schon abgeheftet? Und wenn ja, wo? Oder wo ist er sonst…? 

Stress beginnt. Ich bin genervt. Eigentlich wollte ich ja gerade was anderes machen… Ein Genie beherrscht das Chaos…? Dann bin ich eben kein „Genie“!

 Hilfe! Es ist zum Verzweifeln! Immer dieser Papierkram…

Die Papierablage wächst wie Unkraut

Kennst Du das auch? 

Im Laufe der Woche flattern verschiedene Briefe oder auch diverse Schreiben von Kita, Schule, Versicherungen, Ämtern oder Ärzten ins Haus. Im ohnehin schon gefüllten Familien-Alltag kommen ich oder mein Mann oft nur dazu die Schreiben zu lesen und das Wichtigste per Telefonat oder Rückantwort zu erledigen. Dann landen die Briefe auf dem Schreibtisch oder in der Ablagebox. Dort warten die gesammelten Werke dann Wochen oder gar Monate aufs Abheften. 

Mit der Zeit wächst der Zettelberg immer weiter. Es kommt mir vor wie bei Unkraut im Garten – wenn man sich nicht drum kümmert, überwuchert es bald alles. Jedes Mal wenn ich diesen Zettelberg erblicke, erscheint er mir ähnlich schwer bezwingbar. Der Aufwand scheint zu groß und zu zeitaufwändig: alle Ordner rausholen, überlegen, wo etwas eingeordnet werden soll usw. Gleichzeitig wächst der Druck, dass ich dies doch endlich mal abheften muss – auch um es unter Umständen mal wiederfinden zu können. 

Also, schiebe ich es weiter auf die lange Bank. Da kommt es schon mal vor, dass ich eines der Schreiben aus dem Chaos-Stapel plötzlich nochmal brauche und die Suche beginnt… Und nun muss ich die Zeit trotzdem oder gerade für die Suche aufbringen, die ich eigentlich nicht habe. Nervig!!! Aber auch Abgeheftetes habe ich schon suchen müssen und wusste nicht mehr unter welchem Thema ich es abgeheftet hatte. Manches passt ja zu mehreren Themen…

Eine Lösung muss her...

Jedenfalls musste für mich endlich eine Lösung her, damit das Ablagethema kein Thema mehr ist oder höchstens ein kleines Nebenbei-Thema. „Unkrautvernichtung“ hilft in diesem Fall leider nicht. Papierkram lässt sich leider nicht vermeiden, da einiges doch für später wichtig ist und aufbewahrt werden muss und nicht einfach in die Tonne kann. 

Wie immer, wenn so ein Nerv-Thema in meinem Leben auftaucht, beginne ich zu recherchieren mit dem Ziel: Das muss doch leichter und schneller gehen. Da ich ein eher ordentlicher, strukturierter Mensch bin, fühle ich mich auch innerlich aufgeräumter, wenn äußerlich in etwas Ordnung kommt. Außerdem sollte sich auch mein Mann in dem Ordnersystem zurechtfinden, da wir dies ja gemeinsam nutzen. Und er ist eher der Genie-Chaos-Typ 😉

In 3 Schritten zur Grundordnung - ein Fahrplan

Es ist egal, wie du deine Unterlagen bisher geordnet hast. Ob du sie schon teilweise in Ordner abgeheftet oder alles lose in Körben gesammelt hast. 

Ähnlich wie in meinem Beitrag „Und täglich grüßt das Aufräum-Spiel“ zeige ich dir hier, wie du einmalig mit etwas einmaligem Aufwand eine Grundordnung auch für deinen Papierkram schaffst. Dafür sparst du dann langfristig Zeit beim Einsortieren, da alles seinen festen Platz hat und damit schnell zu finden ist.

Im Folgenden beschreibe ich Dir, wie meine Lösung für unsere Unterlagen-Ordnung nun aussieht und beschreibe dir meinen Fahrplan, wie ich dahin gekommen bin. Vielleicht kann es auch dir helfen, das Ablage-Thema endlich „zu den Akten zu legen“. Du kannst es natürlich wie immer nach deinen Bedürfnissen anpassen.

Was du brauchst...

Los geht’s:

Was du dir bereitlegen bzw. besorgen kannst:

Nun machen wir uns auf den Weg und in 3 Schritten bist du am Ziel und das Papierchaos ist ein für alle Mal erledigt. Du wirst sehen, dies kann ein befreiendes Gefühl sein. 

Schritt 1: Unterlagen nach Kategorien sortieren & Unnötiges wegwerfen

Auf geht´s! Dieser ist der aufwändigste und anstrengendste Schritt. Aber es lohnt sich. Danach wird’s leichter. Dieser Schritt ist einmalig und danach brauchst du diesen nie wieder.

Ich empfehle dir, dass du für diesen Schritt möglichst etwas ungestörte Zeit hast, damit dabei nichts gleich wieder durcheinander gerät und vielleicht deine Kinder drüber rennen. Es kann auch hilfreich und motivierend sein, wenn du dir einen Wecker stellst und nach z.B. einer Stunde eine Pause machst. Mach es dir so bequem wie möglich, indem du dir z.B. noch ein leckeres Getränk bereitstellst.

Am besten kannst du dafür auf dem Boden arbeiten, denn da hast du ausreichend Platz. Nun gehst du deine Papiere bzw. Ordner nach und nach durch und ordnest sie nach Themen. Schreibe jedes Thema als Überschrift dafür auf einen A4-Zettel und lege sie auf dem Boden aus. Nun ordnest du deinen Papierkram den einzelnen Themen zu.

Zur Erleichterung habe ich dir meinen Aktenplan als Download zur Verfügung gestellt. Fehlt dir noch eine Thema (Spalte 2 Kategorie), dann schreibe sie auf einen neuen Zettel. Damit kannst du diesen nach deinen Bedürfnissen anpassen. 

Denn je nach Lebenssituation hast du evtl. nicht für jeden Bereich etwas abzuheften. Wenn du z.B. in keinem Verein bist, benötigst du dafür auch kein Fach. Der Aktenplan ist wie ein Navi oder Stadtplan, der dich später schneller den Zielort des gesuchten Schreibens wiederfinden lässt.

Hier kommst du zum kostenlosen Download des Aktenplans.

Was weg kann...

Gleichzeitig kannst du beim Sortieren auch aussortieren und damit den Papierberg gleich etwas reduzieren:

  • Anschreiben jeder Art (von Arbeitgeber, Versicherung, Finanzamt, Schule etc., soweit sie keine wichtigen Daten enthalten)
  • Bei Verträgen: alle Verträge, die gekündigt sind wie z.B. Fitnesscenter, Arbeitsverträge, Mietverträge, Verträge des Energieversorgers etc. (soweit keine offene Forderungen bestehen)
  • Bei Versicherungen: abgeschlossene Schadensfälle, alle gekündigten Versicherungen (soweit keine offenen (Rück-) Zahlungen ausstehen, Nachträge zu Policen (nur die letzten zwei Nachträge aufbewahren)

Aus Datenschutzgründen empfehle ich dir entsorgte Unterlagen möglichst zu schreddern*.

Beachte beim Aussortieren für verschiedene Unterlagen auch die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen. Da diese sich immer mal ändern können, verlinke ich dir hier etwas, um dich diesbezüglich zu informieren. In der Regel bist du mit 10 Jahren Aufbewahrung bei den meisten Dingen auf der sicheren Seite. Es gibt wenige Ausnahmen, die 30 Jahre aufbewahrt werden müssen.

Meistens bewahren wir jedoch zu viel auf. Schaue deine Ordner regelmäßig einmal im Jahr durch, ob wieder etwas entsorgt werden kann, weil die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Dazu kannst du dir im Kalender eine Erinnerung eintragen. Zur Vereinfachung kannst du dir auf die Trennblätter in den Ordnern kurz die Aufbewahrungsfrist jeder Kategorie notieren. Auch das spart Zeit, da du diese nicht jedes Mal neu wieder nachschlagen brauchst.

Wohin mit Gebrauchsanweisungen?

Gebrauchsanweisungen bewahre ich in stabilen Zeitschriftensammlern auf. Von Zeit zu Zeit schaue ich diese durch und sortiere Gebrauchsanweisungen von Geräten aus, die sich inzwischen nicht mehr in unserem Haushalt befinden. Bei wertvolleren Geräten, die evtl. weiterverkauft werden können, kann es zum Teil Sinn oder ggf. den Verkaufswert erhöhen, wenn man die Gebrauchsanleitung dazugegeben kann. Andere Gebrauchsanleitungen findet man heute problemlos als Downloads im Internet, so dass diese in Papierform getrost entsorgt werden können und damit keinen Platz zur Aufbewahrung benötigen.

Schritt 2: Nach Ordnern sortieren

Gratulation! Den größten Meilenstein hast du nun schon geschafft.

Nun legst du um jeden Themen-Stapel das A4-Blatt mit dem Themennamen (Kategorie), das du vorher beim Sortieren schon geschrieben hattest. Schreibe für diesen Schritt jeden Ordnernamen (Spalte 1 im Aktenplan) wieder auf einen Zettel. Nun ordnest du jeden Themen-Stapel einem Ordner zu.

Schritt 3: Einheften und Beschriften

Achtung: erst einheften, dann beschriften!

Nun heftest du deine Themen-Stapel jeweils in den entsprechenden Ordner ein.

Grundsätzliche Tipps dafür:

  • Hefte wichtige Themen im jeweiligen Ordner vorn ein, Unwichtigeres bzw. selten Gebrauchtes weiter nach hinten. Dies spart dir später Zeit beim Suchen und Blättern.
  • Hefte Neues bzw. Aktuelles innerhalb jedes Themas (Kategorie) immer oben auf.

Hefte zwischen die Themen/ Kategorien jeweils ein Registerblatt.

Erst wenn alles in der von dir gewünschten Reihenfolge im Ordner eingeheftet ist, wird beschriftet und die Registerblätter zugeschnitten. Dazu empfehle ich dir einen Bleistift zu benutzen. Dadurch lassen sich später Änderungen leichter vornehmen statt durchzustreichen oder das Registerblatt ersetzen zu müssen (Zeitersparnis!). Auf den Rand der Registerblätter schreibst du zur Vereinfachung nur Zahlen. 

Der Name der Kategorie mit der entsprechenden Zahl steht auf dem Deckblatt, das im Ordner ganz vorn zu finden ist.

Für Dinge, die nicht gelocht werden können wie z.B. Stammbuch, Reisepass oder Impfausweis nutze ich Prospekttaschen.

Variante: Hängemappen

wer keine Ordner mag, kann seinen Papierkram alternativ auch in Hängeordner* einsortieren. Dabei gehört dann jedes Thema/ Kategorie in jeweils einen Hängemappe*. Diese gibt es mit* und ohne Heftung*. Die Hängeordner ohne Heftung sind dann eine lose Blattsammlung.

Hier solltest du überlegen, ob du das magst und damit zurechtkommst. Vorteil ist, dass das Einsortieren etwas schneller geht. 

Ein Tipp: Um die zusammengehörigen Themen/ Kategorien eines Ordners schneller erkennen zu können, kannst du die Schildchen (Reiter) der Hängemappen mit der gleichen Farbe beschriften.  Z.B. alle Hängemappen-Schildchen mit Themen des Ordners „Persönliches“ in rot.

Je nach vorhandenem und benötigtem Platz kannst du dich für einen Hängemappenschrank oder eine Hängemappenbox* entscheiden.

Ich habe mich für einen Mix entschieden: Die meisten Unterlagen befinden sich bei mir in Ordnern. Ausnahme sind die Kategorien Finanzen und Steuer (Ordner 6). Diese bewahre ich in Hängeordnern auf, da ich diese oft brauche. Ich habe Hängemappen ohne Heftung. Die Unterlagen darin sind jedoch mit Aktendullis* (Heftstreifen) zusammengeheftet, so dass ich sie bei Bedarf schnell einzeln herausziehen und ggf. mitnehmen kann.

Zum Schluss werden noch die Ordnerrücken beschriftet mit Nummer und Namen (Aktenplan Spalte 1).

Fertig!

Herzlichen Glückwunsch! Du hast es geschafft!

Du hast deinen Papierkram ein für alle Mal besiegt. Nun kann alles ins Regal gestellt werden und du kannst dein Werk stolz bewundern. Ich hoffe, du kannst dich lange daran erfreuen-jedes Mal, wenn du etwas schneller als bisher findest und einordnen kannst. Ich fand es echt ein befreiendes Gefühl.

Zusatz-Schritt 4: Digitalisieren und für den Notfall vorbereitet sein

Was? Jetzt auch noch DIGITALISIEREN? Keine Bange, es sind nur zwei Ordner. Dies ist natürlich kein Muss. Sollte tatsächlich mal etwas mit deiner Wohnung oder deinem Haus sein wie ein Brand, ein Wasserschaden etc. oder du brauchst im Ausland plötzlich eine Geburtsurkunde oder eine Kopie des Personalausweises – dann bist du vorbereitet.

Die wichtigsten Ordner sind Ordner 1: Persönliches und Ordner 2: Beruf. Im Notfall nimmst du diese beiden Ordner unbedingt immer mit. Damit ich diese im Notfall und in Panik auf den ersten Blick schnell erkenne und finde, haben diese beiden Ordner jeweils einen roten Aufkleber* bekommen.

Zur Sicherheit kannst du die Unterlagen aus diesen beiden Ordner zusätzlich digitalisieren, d.h. einscannen. Dies kannst du auch später einmal machen.

Natürlich macht das Digitalisieren Arbeit. Jedes Dokument einzeln per Smartphone oder Scanner digital zu erfassen kostet Zeit. Gibt es aber wirklich einmal Stress, wirst du dir lange dankbar sein. Lege dir im PC dieselbe Ordnerstruktur an, wie in den Papier-Ordnern – das erleichtert dir auch dort die Orientierung und das Wiederfinden.

Um diese sicher zu speichern oder auch unterwegs darauf zugreifen zu können, kannst du diese auf einer Cloud und/ oder einem NAS-Server* ablegen. Ein NAS-Server sichert deine Daten oder auch Fotos besonders sicher ab, falls dein PC mal aus irgenddwelchen Gründen schlapp machen sollte.

Ich hoffe und wünsche sehr, dass auch dir diese 3 Schritte helfen, deinen Papierberg endgültig zu erledigen. Damit gewinnst auch du hoffentlich mehr Zeit für die schönen Dinge des Lebens und für deine Kinder. Wie du solche oder auch andere Alltagsthemen schneller abhaken kannst, dazu kannst du dich u.a. auch in einer Eltern-Kind-Gruppe wie z.B. PEKiP mit anderen Eltern austauschen.

Ich freue mich von dir zu erfahren, wie du deinen Papierkram bisher aufbewahrt hast und ob du weitere hilfreiche Tipps und Tricks zum Ordnen des Papierkrams kennst.  Schreibe mir dazu gern in den Kommentaren.

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